Рекомендации при написании отчетов по диагностике бизнеса
Deprecated: preg_replace(): The /e modifier is deprecated, use preg_replace_callback instead in /home/conscoach5/conscoach.ru/docs/wp-includes/formatting.php on line 74
Последние несколько месяцев занимался редактированием различных документов, как-то: отчет по диагностике бизнеса, отчет по диагностике продаж, анализ рекламной кампании в интернете.
В данной статье опишу характерные ошибки, которые присутствовали в отчетах, и дам несколько рекомендаций по написанию качественных отчетов.
Ошибка номер один. Отсутствие написанной цели.
Характерна для всех документов, которые я проверял. Нет понятного и написанного объяснение, зачем нужен тот или иной отчет. Это происходит потому, что нет четко написанного технического задания на составление данного документа.
Что дает написанная на первой странице цель составления документа? Цель позволяет удерживать фокус внимания на той информации, которая вносится в этот документ. Цель позволяет задавать правильные вопросы и находить правильные ответы.
Обращения к консультантам, которые продают диагностику бизнеса или диагностику продаж. Поймите одну простую вещь. Бизнесу не нужен отчет как таковой. Ему нужно решение его проблем или задач. Отчет это 1) всего лишь способ показать бизнесмену его проблемы, о которых он не знает, 2) показать огромный объем работ, которые предстоит сделать, чтобы настроить бизнес, 3) продать ему работу по решению его проблем/задач , 4) возможность показать большой объем работы при диагностике, сделанный консультантами, за который можно получить большую оплату, особенно если в этом отчете много страниц (для тех, кто делает платную диагностику).
Вторая ошибка. «Свалить все в кучу»
Вторая ошибка - это написание отчета без разделения его на части.
Что я имею в виду? Читал отчет и там в одной главе в одном абзаце упоминались результаты исследования, выводы, и рекомендации. В следующем абзаце – результаты и выводы, в следующем – результаты и рекомендации. Все это создает ощущение «каши», очень сложно воспринимается.
Как можно избежать “каши” в отчете, или несколько рекомендаций по составлению отчета.
Сделайте в отчете несколько разделов (возьмем для примера отчет по диагностики продаж в компании):
1. Сначала напишите гипотезу, или зачем проводится данная диагностика
Дополнение, родившее после обсуждения данной заметки на Фейсбуке:
1) если делается полная диагностика, то гипотеза не нужна и даже вредна
2) если делается частичная диагностика (например, только диагностика продаж), то тогда нужно обоснование того, почему делается не полная, а частичная диагностика (это можно назвать “преддиагностической гипотезой”)
3) если делается исследование “основного канала продаж в интернете (а я “редактировал” такое исследование), то там нужна именно гипотеза, объясняющая зачем проводится именно такое исследование.
2. Напишите теоретическое обоснование, на основе которого была выдвинута гипотеза
3. Напишите способ проверки данной гипотезы. Напишите несколько возможных способов проверки данной гипотезы и объясните, почему выбран данный способ.
4. Напишите, что получили в результате исследования. Какие получили факты и мнения. Необходимо отделить мнения от фактов. Необходимо проверять мнения с помощью фактов.
Например, владелец бизнеса говорит, что у каждого сотрудника есть должностная инструкция. Попросите показать эту инструкцию. Убедитесь в том, что на ней стоит подпись работника в том, что он ознакомлен с данной инструкцией. Таким образом, вы переведете мнение человека, в проверенный вами факт. В моей практике были ситуации, когда владелец бизнеса говорил неправду консультанту, потому что хотел выглядеть в глазах консультанта “правильным руководителем”.
5. Напишите выводы по результатам диагностики. Напишите, подтвердилась или нет гипотеза, выдвинутая в начале исследования.
6. Напишите рекомендации на основе полученных выводов.
Предлагаю при оформлении данного отчета факты, выводы и рекомендации разделять разным шрифтом и, по возможности, разным цветом.
7. При написании отчета нумеруйте главы и разделы, а также используйте “нумерованный” список, а не “маркированный”. Для того чтобы при обсуждении можно было сказать: “посмотрите во второй главе в пятом разделе третий вывод”.
8. Для того чтобы заказчику-бизнесмену легко читалось данный отчет, сделайте на первой странице краткое резюме отчета. В котором напишите гипотезу, факты, выводы и рекомендации.
Алексей Дроздов. 15.05.15 г.
Предполагаю, что статья будет дополняться - будут добавляться обнаруженные ошибки и новые рекомендации по улучшению отчетов.
Читайте также статью “Ошибки, возникающие при написании книги продаж”.
Как писать хорошие книги продаж читайте в статье “Рекомендации при написании книги продаж“.
Читайте также статью “Образец книги продаж”.
Воспользуйтесь моей услугой Написание книги продаж совместно с бизнес-коучем.